17/09/2021
Smart Working, sai come renderlo efficace e produttivo?
Parlare di smart working ormai è una cosa normale. Molte persone lavorano in questa modalità dall'inizio della pandemia e, nonostante i dubbi di chi era abituato a vedere dipendenti e collaboratori in ufficio, il sistema ha funzionato, addirittura ha salvato la vita di molte aziende.
Nella prima fase era ovvio che le persone si organizzassero per lavorare da casa nel modo che ritenevano più opportuno e con mille difficoltà. Adesso però è tempo di fare delle valutazioni sulle problematiche da risolvere e riflettere sulle strategie per rendere efficace questa modalità lavorativa dello smart working.
I problemi principali si riscontrano:
- A livello di team (gruppi di lavoro).
Poca chiarezza negli obiettivi, demotivazione e isolamento, difficoltà ad organizzare il lavoro e differenziare attività lavorativa da tempo libero. - A livello di singolo lavoratore.
Difficoltà a capire le priorità, perdita di concentrazione, senso di incertezza, percezione del tempo lavorativo esteso a tutta la giornata.
Poi non dimentichiamo che anche i manager hanno avuto la sensazione di perdere il controllo, non vedendo fisicamente le persone e non potendoci parlare direttamente.
Chiediamoci allora quali elementi ci abbiano resi produttivi ed organizzati lavorando in azienda e che adesso non abbiamo più.
Se ci pensiamo un po', ci rendiamo conto che nel pre-pandemia seguivamo una serie di abitudini che scandivano la nostra giornata lavorativa: prepararsi la mattina per andare in ufficio, leggere le email, pause caffè, incontri col team di lavoro, con clienti, con i manager, e così via.
Ecco, proprio queste abitudini costituivano quei rituali che davano un ritmo alle nostre giornate e attivavano automaticamente il focus sulle attività lavorative.
A questo punto la soluzione ce la possono fornire la metodologia agile (https://it.wikipedia.org/wiki/Metodologia_agile) che ha studiato dei rituali da utilizzare in ambito smart working.
I rituali suggeriti dalla metodologia agile sono riferiti al team e al singolo.
Vediamo i rituali di meeting a livello di team
1) Wake up meeting
Incontro di inizio giornata. Max 10 persone. Durata 15 minuti.
Obiettivo: ogni persona condivide col team il lavoro che ha pianificato per la giornata.
Nello specifico, ogni membro del team comunica:
- Cosa ha completato il giorno precedente
- Cosa farà nella giornata odierna
- Indica le problematiche (solo elencate, perché poi verranno discusse con il responsabile)
In questo incontro si realizza la consapevolezza e l'allineamento verso gli obiettivi del team.
Risulta efficacissimo per essere sempre focalizzati, allineati ed intercettare subito i problemi che si manifestano nelle attività.
2) Retrospettiva
Si svolge generalmente 1 volta la settimana (es. venerdì pomeriggio). Max 10 persone. Durata circa 2 ore.
Obiettivo: il team osserva il lavoro fatto durante la settimana per definire criticità e punti migliorabili. Le soluzioni saranno adottate per migliorare il lavoro del team.
È un'attività di team non del singolo.
Si discute su:
- Ciò che è andato bene
- Cosa va migliorato
- In cosa ci impegnamo per il futuro
La retrospettiva è importantissima perché consente di identificare immediatamente i punti carenti del processo di lavoro e risolverli subito.
Tipicamente uno dei problemi che emergono è la continua richiesta di informazioni e/o attività verso un membro del team, che quindi non riesce a raggiungere i suoi obiettivi, con conseguente mancato raggiungimento degli obiettivi del team.
Nell'incontro di retrospettiva si possono anche ridefinire gli obiettivi del team, nel caso si riscontrino elementi nuovi e determinanti che modifichino la situazione iniziale, in cui il team ha deciso di fissare quegli obiettivi.
NB. Per chi si occupa di tenere i contatti con i clienti il tema è diverso ovviamente, perché la sua attività sarà sempre interrotta dalle richieste degli stessi.
3) Coffee time (in remoto)
Nessun limite al numero di persone che partecipano. Non c'è un orario preciso di inizio. Durata 15/20 minuti.
Il coffee time è OBBLIGATORIO.
Obiettivo: Momento di pausa in cui si chiacchiera con altri elementi del team (ci si mette d'accordo).
Serve a rafforzare i legami tra le persone, a costruire relazioni, a creare senso di appartenenza.
Regole
- Non si parla di lavoro
- Segnalare sempre che si è in pausa
- Serve farla sempre. Non è opzionale
- L'orario del coffee time è libero
4) Check point
Va svolto one to one. Solitamente si svolge a fine giornata. Durata 10 minuti.
Il responsabile e la persona che svolge le attività si incontrano e fanno un punto della situazione veloce. Non si discutono i problemi ma, eventualmente, si dichiara se ce ne siano stati. Inoltre si verifica se gli obiettivi della giornata siano stati raggiunti.
La persona dichiara al responsabile:
- Cosa non è stato completato
- Problemi e difficoltà insorti
- Eventualmente persone da convocare il giorno seguente per risolvere problemi
Anche se non ci sono particolari problemi, è bene fare il check point per avere il senso di completezza e la soddisfazione di aver raggiunto gli obiettivi.
Uno dei compiti del responsabile è proprio riconoscere alla persona i risultati raggiunti, l’aiuto alla risoluzione dei problemi.
NB. Il mobbing fa leva proprio sulla destabilizzazione delle persone, togliendogli questi elementi. Infatti riscontriamo azioni di mobbing quando al singolo si fanno fare cose che non hanno senso, non portano risultati, non c’è un momento di riconoscimento.
Passiamo adesso ai Rituali personali
1) Programmare
La cosa migliore per lavorare in modo produttivo e sereno è programmare.
Programmiamo la nostra giornata lavorativa, il giorno prima, così la mattina troviamo tutto pronto.
Obiettivo: programmare la giornata successiva, tenendo conto degli obiettivi e dei check point.
Strumento consigliato: Google Calendar
Durata: circa 10 minuti
Specifiche:
- Solo macro-slot di 25 minuti, per obiettivi
- Condividere il calendario
Per non rendere troppo pesanti le attività, si programmano macro-blocchi di 25 minuti, con 5 minuti di decompressione tra uno e l’altro.
All'interno di ogni macro-blocco inserire i micro-task necessari. I macro-blocchi sono quelli dichiarati nel wake up meeting.
Nel calendario vanno messe tutte le attività, anche quelle di collaborazione e il coffee time.
È necessaria la condivisione del calendario, in modo che tutto il team sia al corrente delle attività dei singoli e sappia quando è più opportuno chiedere incontri o informazioni.
Attenzione: i macro-blocchi sono flessibili e il singolo deve avere la possibilità di spostare le attività nell'arco della settimana.
Quindi se capitano urgenze, o cambi di priorità che non consentono di seguire le attività programmate, si possono spostare i macro-blocchi al giorno/i successivi.
2) Prepararsi al lavoro
Le azioni che facciamo prima di andare in ufficio, sono quelle che ci preparano ad entrare nello status migliore per poi affrontare adeguatamente la giornata lavorativa.
Se siamo in smart working, possiamo ricreare dei rituali che producano lo stesso risultato.
Obiettivo: portare la mente ad uno stato lavorativo. Durata 50 minuti
Rituali:
- Fare colazione
- Vestirsi come se dovessimo andare in ufficio, ma in modo informale (in pratica non stare in pigiama)
- Sedersi nella postazione di lavoro che abbiamo allestito a casa
- Leggere la programmazione scritta il giorno prima
NB. è necessario che i familiari rispettino delle regole per non essere disturbati in ogni momento.
3) Smart task
Sono dei task che si possono svolgere in tempi brevi (max 30 minuti). Non devono essere inseriti nei macro-blocchi, ma vanno messi in calendario negli spazi liberi.
Obiettivo: focalizzarsi su attività brevi, tipicamente urgenze o piccole attività.
Consigli:
- Distribuiamo gli smart task in base all'impegno che richiedono e al nostro flusso di produttività. Ad esempio se il pomeriggio siamo poco produttivi, programmiamo lo svolgimento degli smart task che richiedono poca attenzione e impegno.
- Monitorare il tempo per non andare oltre i 30 minuti
4) Riprogrammazione
È un controllo intermedio che si svolge durante la giornata (di solito poco prima del pranzo) per verificare lo stato delle attività ed eventualmente riprogrammare le attività del pomeriggio in caso di urgenze e/o contrattempi.
Consigli
- Tenere sempre sott'occhio gli obiettivi della giornata
- Spostare i macro-blocchi solo se ci sono effettive urgenze
- Impostare i macro-blocchi di 25 minuti e non oltre
Dopo aver descritto i rituali a livello di team e di singola persona, dobbiamo pensare a misurare i risultati del nostro lavoro.
Lo si fa utilizzando gli Indicatori di performance (Key Performance Indicators).
Avere degli obiettivi e monitorarli è vitale per la vita dell'azienda.
Gli obiettivi e la vision sono definiti a livello aziendale e vanno tradotti in sotto-obiettivi del team. Questi sotto-obiettivi sono condivisi da tutto il team, in modo che sia chiaro chi fa cosa, quando lo fa, come lo fa, entro quando lo fa.
Nel caso non si definiscano questi aspetti succede che il singolo non sa cosa ci si aspetta da lui e dal team, non sa come sarà valutato un risultato, perciò perderà il focus e il team manager perderà il controllo delle attività.
Ecco perché è fondamentale che il manager, e il singolo, definisca gli indicatori di performance.
Ma non basta. Dobbiamo sapere quali siano gli indicatori, come si misurano, con quali strumenti, dove li registriamo. Serve un cruscotto generale per il monitoraggio.
Le metodologie agile lavorano su pochi e semplici indicatori di performance. Il concetto è questo: ho un certo tot di tempo e decido quali attività pianificare. A fine giornata devo misurare quanto effort è stato necessario per arrivare a raggiungere gli obiettivi fissati.
Il concetto più importante, la Fiducia
Lavorare in smart working implica sviluppare la fiducia nelle persone.
Ci sono persone che hanno l’ansia del controllo e quest’ansia è dovuta anche alla mancanza di fiducia che si ripone in quelle persone.
Se si dà alle persone la possibilità di capire cosa devono fare, gli si dà autonomia e spazio per poter fare lavoro di valore, esse sono estremamente ingaggiate e possono arrivare ad ottenere risultati superiori a quelli previsti.